MIS Report in excel class - 1 | MIS Report for beginners

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MIS Interview Question - Crash Course

MIS is the acronym for Management Information Systems. MIS uses information technology, people, and business processes to record, store, and process data that information makers can use to make day-to-day decision making.

MIS प्रबंधन सूचना प्रणाली (Management Information Systems) के लिए संक्षिप्त नाम है। MIS सूचना प्रौद्योगिकी, लोगों, और व्यावसायिक प्रक्रियाओं का उपयोग डेटा को रिकॉर्ड करने, संग्रहीत करने और संसाधित करने के लिए करता है जो कि सूचना निर्माता निर्णय लेने के लिए दिन-प्रतिदिन निर्णय लेने के लिए उपयोग कर सकते हैं।

What is MIS? MIS क्या है?

An MIS (Management Information System) is a system that is used to collect, process, store, and disseminate data or information to support the management. An MIS Executive is a professional who is responsible for maintaining the existing MIS of an organization. With experience and skills, you can further your career path to becoming a Data Analyst, Business Analyst, or Research Analyst.

एक एमआईएस (प्रबंधन सूचना प्रणाली) एक प्रणाली है जिसका उपयोग प्रबंधन का समर्थन करने के लिए डेटा या जानकारी एकत्र करने, संसाधित करने, संग्रहीत करने और प्रसार करने के लिए किया जाता है। एक एमआईएस कार्यकारी एक पेशेवर होता है जो किसी संगठन के मौजूदा एमआईएस को बनाए रखने के लिए जिम्मेदार होता है। अनुभव और कौशल के साथ, आप डेटा एनालिस्ट, बिजनेस एनालिस्ट या रिसर्च एनालिस्ट बनने के लिए अपने करियर की राह को आगे बढ़ा सकते हैं।

The most important skills that are associated with an MIS Executive are MS Excel, SQL, and VBA. The interview questions here will cover these skills. MIS executives also need to possess strong foundational, teamwork as well as strategy and leadership skills.

एमआईएस एक्जीक्यूटिव से जुड़े सबसे महत्वपूर्ण कौशल एमएस एक्सेल, एसक्यूएल और वीबीए हैं। यहां साक्षात्कार के प्रश्न इन कौशलों को कवर करेंगे। एमआईएस अधिकारियों के पास मजबूत नींव, टीम वर्क के साथ-साथ रणनीति और नेतृत्व कौशल भी होना चाहिए।

Full Form of MIS. MIS का पूरा नाम क्या है?

Management Information System (प्रबंधन सूचना प्रणाली)

How to make? कैसे कैसे बना सकते हैं?

And

 

What is needed? किस किस चीज की जरूरत पड़ती है?

Data sorting ओर फ़िल्टर लगा सकते हैं। ग्रुप बना सकते हैं ओर advanced filter लगा सकते हैं इसके अलावा Pivot Table का इस्तेमाल करके तथा ओर भी ज्यादा attractive बनाने के लिए Chart, Slicer ओर Time Line का भी इस्तेमाल कर सकते हैं। इसके अलावा फॉर्मूला का इस्तेमाल करके भी एक अच्छी MIS तैयार की जा सकती है।

Q1. What is the purpose of an MIS? MIS का उद्देश्य क्या है?

Ans. The primary purpose of an MIS is to assist the management in making strategic, tactical, and operational decisions. It offers up-to-date information on the company’s assets and helps various departments like Marketing, finance, manufacturing, etc. From storing data to making it accessible, MIS is a crucial aspect of every business today. Other primary objectives are Data storage, Data retrieval, Data propagation, Planning, Graphical report making.

MIS का प्राथमिक उद्देश्य रणनीतिक, सामरिक और परिचालन निर्णय लेने में प्रबंधन की सहायता करना है। यह कंपनी की संपत्ति पर अप-टू-डेट जानकारी प्रदान करता है और विभिन्न विभागों जैसे - विपणन, वित्त, निर्माण आदि की मदद करता है। डेटा संग्रहीत करने से लेकर इसे सुलभ बनाने तक, MIS आज हर व्यवसाय का एक महत्वपूर्ण पहलू है। अन्य प्राथमिक उद्देश्य डेटा संग्रहण, डेटा पुनर्प्राप्ति, डेटा प्रचार, योजना, चित्रमय रिपोर्ट बनाना हैं।

Q2. What are the different types of MIS? MIS के विभिन्न प्रकार क्या हैं?

Ans. This interview question for an MIS Executive shows the recruiter how familiar you are with the fundamental concepts. Below are the different types of MIS that you can mention.

MIS एक्जीक्यूटिव के लिए यह साक्षात्कार प्रश्न भर्तीकर्ता को दिखाता है कि आप मूलभूत अवधारणाओं से कितने परिचित हैं। नीचे विभिन्न प्रकार के MIS दिए गए हैं जिनका आप उल्लेख कर सकते हैं। 

Databank Information System – This form of information system helps in observing, classifying, and storing data items which helps the decision-maker in taking data-driving decisions.

डेटाबैंक सूचना प्रणाली - सूचना प्रणाली का यह रूप डेटा आइटम को देखने, वर्गीकृत करने और संग्रहीत करने में मदद करता है जो निर्णय लेने वाले को डेटा-ड्राइविंग निर्णय लेने में मदद करता है।

Predictive Information System – This form of information system is used to draw presumptions and predictions that are relevant to decision making.

भविष्य कहनेवाला सूचना प्रणाली - सूचना प्रणाली के इस रूप का उपयोग उन अनुमानों और भविष्यवाणियों को आकर्षित करने के लिए किया जाता है जो निर्णय लेने के लिए प्रासंगिक हैं।

Decision Support System – DSS is used to gather, analyze, and synthesize data for producing comprehensive information reports.

निर्णय समर्थन प्रणाली - डीएसएस का उपयोग व्यापक सूचना रिपोर्ट तैयार करने के लिए डेटा एकत्र करने, विश्लेषण करने और संश्लेषित करने के लिए किया जाता है।

Q3. What is the core principle of MIS? MIS का मूल सिद्धांत क्या है?

Ans. The core principle of MIS is to facilitate decision making by supplying up-to-date and accurate information to people who need it on time in a usable form. Apart from this MIS also helps in:

MIS का मूल सिद्धांत उन लोगों को अप-टू-डेट और सटीक जानकारी प्रदान करके निर्णय लेने की सुविधा प्रदान करना है, जिन्हें समय पर उपयोग करने योग्य रूप में इसकी आवश्यकता होती है। इसके अलावा MIS भी इसमें मदद करता है:

Offering the right facts (सही तथ्यों की पेशकश)

Supporting pre-defined internal control (पूर्व-निर्धारित आंतरिक नियंत्रण का समर्थन करना)

Dealing with operating procedures (संचालन प्रक्रियाओं से निपटना)

Preparing for company audit (कंपनी ऑडिट की तैयारी)

Creating desired reports (वांछित रिपोर्ट बनाना)

Q4. What are the levels of information requirements in an MIS? MIS में सूचना आवश्यकताओं के स्तर क्या हैं?

Ans. The levels of information requirements in an MIS are:

Organization level (संगठन स्तर)

Application-level (आवेदन स्तर)

Technical level (तकनीकी स्तर)

Database level (डेटाबेस स्तर)

Q5. What are the levels of decision making in MIS? MIS में निर्णय लेने के स्तर क्या हैं?

Ans.   Most managers use information systems to improve their decision-making capabilities.  MIS helps the different levels of managers in taking different levels of decisions (whether decisions for an individual or on behalf of a group). Having a dependable MIS system helps the following levels of decision making:

अधिकांश प्रबंधक अपनी निर्णय लेने की क्षमता में सुधार के लिए सूचना प्रणाली का उपयोग करते हैं। MIS विभिन्न स्तरों के निर्णय लेने में प्रबंधकों के विभिन्न स्तरों की मदद करता है (चाहे किसी व्यक्ति के लिए या समूह की ओर से निर्णय)। एक भरोसेमंद MIS प्रणाली होने से निर्णय लेने के निम्नलिखित स्तरों में मदद मिलती है:

Senior management (वरिष्ठ प्रबंधन)

Strategic level management (सामरिक स्तर का प्रबंधन)

Technical experts (तकनीकी विशेषज्ञ)

Middle management and project teams (मध्य प्रबंधन और परियोजना दल)

Operations management (संचालन प्रबंधन)

Individual employees (व्यक्तिगत कर्मचारी)

Q6. What are the elements of decision making in MIS? MIS में निर्णय लेने के तत्व क्या हैं?

Ans. This is a follow-up MIS interview question to measure your technical expertise in the field. The elements of decision making in MIS are Model, Constraint and Optimization

क्षेत्र में आपकी तकनीकी विशेषज्ञता को मापने के लिए यह एक अनुवर्ती MIS साक्षात्कार प्रश्न है। MIS में निर्णय लेने के तत्व मॉडल, बाधा और अनुकूलन हैं

Q7. What are the advantages of MIS in a business? व्यवसाय में MIS के क्या लाभ हैं?

Ans. Advantages of MIS in business are

·         Single database access to all stakeholders (सभी हितधारकों के लिए एकल डेटाबेस एक्सेस)

·         Saves time of managers from operational work which can be utilized in other productive tasks (परिचालन कार्य से प्रबंधकों का समय बचाता है जिसका उपयोग अन्य उत्पादक कार्यों में किया जा सकता है)

·         Enhance the power of data and helps in decision making (डेटा की शक्ति में वृद्धि और निर्णय लेने में मदद करता है)

·         Ensures a high degree of accuracy (उच्च स्तर की सटीकता सुनिश्चित करता है)

·         Reduces the paperwork (कागजी कार्रवाई को कम करता है)

·         Helps in making easy to digest reports (आसानी से पचने वाली रिपोर्ट बनाने में मदद करता है)

·         States the current financial position of the company to business leaders (व्यापारिक नेताओं को कंपनी की वर्तमान वित्तीय स्थिति के बारे में बताता है)

·         Offers competitive advantage (प्रतिस्पर्धात्मक लाभ प्रदान करता है)

Q8. What are the different approaches used in designing an MIS? MIS डिजाइन करने में उपयोग किए जाने वाले विभिन्न दृष्टिकोण क्या हैं?

Ans. The different approaches used in designing an MIS are:

1.      Organization-chart approach (संगठन-चार्ट दृष्टिकोण)

2.      Integrate-later approach (एकीकृत-बाद में दृष्टिकोण)

3.      Data-collection approach (डेटा-संग्रह दृष्टिकोण)

4.      Database approach (डेटाबेस दृष्टिकोण)

5.      Top-down approach (टॉप-डाउन अप्रोच)

Q9. What strategies do you follow to successfully apply management information systems to a business? किसी व्यवसाय में प्रबंधन सूचना प्रणाली को सफलतापूर्वक लागू करने के लिए आप किन रणनीतियों का पालन करते हैं?

Ans. Before applying a fully-functional MIS, an MIS executive should keep the following tips.

·         Understand the primary need of having an MIS (MIS होने की प्राथमिक आवश्यकता को समझें)

·         Outline the goals of a company before deciding on the type of MIS (MIS के प्रकार पर निर्णय लेने से पहले कंपनी के लक्ष्यों की रूपरेखा तैयार करें)

·         Reach out to multiple vendors and decide the best one based on their offerings, cost, benefits, updates, training support, technical support, etc. (कई विक्रेताओं तक पहुंच और उनके प्रस्तावों, लागत, लाभ, अपडेट, प्रशिक्षण सहायता, तकनीकी सहायता, आदि के आधार पर सबसे अच्छा निर्णय लें।)

·         Train the existing employees to successfully run and track large size data (मौजूदा कर्मचारियों को बड़े आकार के डेटा को सफलतापूर्वक चलाने और ट्रैक करने के लिए प्रशिक्षित करें)

Q10. Describe some common challenges in the MIS implementation. MIS कार्यान्वयन में कुछ सामान्य चुनौतियों का वर्णन करें।

Ans. MIS implementation has these challenges. 

Technological Barrier – One major challenge is the staff who is not trained to use new technologies. Naturally, there is some resistance from staff. 

Time – This comes down to the overall organizational structure. Large enterprises may require two to three years to implement and fine-tune a new system. And after that, they have to train employees to use the system. 

तकनीकी बाधा - एक बड़ी चुनौती वह कर्मचारी है जो नई तकनीकों का उपयोग करने के लिए प्रशिक्षित नहीं है। स्वाभाविक रूप से, कर्मचारियों का कुछ प्रतिरोध है।

समय - यह समग्र संगठनात्मक संरचना के लिए नीचे आता है। एक नई प्रणाली को लागू करने और ठीक करने के लिए बड़े उद्यमों को दो से तीन साल की आवश्यकता हो सकती है। और उसके बाद, उन्हें सिस्टम का उपयोग करने के लिए कर्मचारियों को प्रशिक्षित करना होगा।

Q11. Mention some popular methodologies necessary for implementing MIS in a company. एक कंपनी में MIS को लागू करने के लिए आवश्यक कुछ लोकप्रिय तरीकों का उल्लेख करें।

Ans. Business Systems Planning (BSP) – This was developed by IBM in the early 1980s. It analyses and describes the architecture of the information system

Critical Success Factor (CSF) – This framework determines the core objectives of each team and top management and how they align with the business goals. Then it looks into success factors, commonly defined by teamwork, individual competencies, planning strategies, etc. 

बिजनेस सिस्टम प्लानिंग (बीएसपी) - इसे आईबीएम द्वारा 1980 के दशक की शुरुआत में विकसित किया गया था। यह सूचना प्रणाली की वास्तुकला का विश्लेषण और वर्णन करता है

क्रिटिकल सक्सेस फैक्टर (CSF) - यह ढांचा प्रत्येक टीम और शीर्ष प्रबंधन के मुख्य उद्देश्यों को निर्धारित करता है और यह निर्धारित करता है कि वे व्यावसायिक लक्ष्यों के साथ कैसे संरेखित होते हैं। फिर यह सफलता के कारकों को देखता है, जिन्हें आमतौर पर टीम वर्क, व्यक्तिगत दक्षताओं, योजना रणनीतियों आदि द्वारा परिभाषित किया जाता है।

Q12. How can you protect your worksheet from anyone editing the data? आप अपनी कार्यपत्रक को डेटा संपादित करने वाले किसी व्यक्ति से कैसे सुरक्षित रख सकते हैं?

Ans. There are two ways in order to prevent anyone from editing the data:

You can password protect the worksheet so that only those who have the password can open the sheet. To do this go to Menu bar >Review > Protect Sheet > Password.

Lock the range. First, select the range that you want to lock, then right-click anywhere. Then go to the ‘Format Cells’ option from the drop-down menu and go to the ‘Protection’ tab. There tick the ‘Locked’ option if it isn’t ticked, then press OK.

आप वर्कशीट को पासवर्ड से सुरक्षित कर सकते हैं ताकि केवल वही लोग शीट खोल सकें जिनके पास पासवर्ड है। ऐसा करने के लिए मेन्यू बार >रिव्यू > प्रोटेक्ट शीट > पासवर्ड पर जाएं।

रेंज लॉक करें। सबसे पहले, उस श्रेणी का चयन करें जिसे आप लॉक करना चाहते हैं, फिर कहीं भी राइट-क्लिक करें। फिर ड्रॉप-डाउन मेनू से 'फॉर्मेट सेल' विकल्प पर जाएं और 'प्रोटेक्शन' टैब पर जाएं। वहां 'लॉक्ड' विकल्प पर टिक करें यदि यह टिक नहीं है, तो ओके दबाएं।

Q13. How to create a drop-down list so that users cannot enter unwanted data? ड्रॉप-डाउन सूची कैसे बनाएं ताकि उपयोगकर्ता अवांछित डेटा दर्ज न कर सकें?

Ans. We can create a drop-down list to limit data entry using ‘Data Validation’. First of all, create a list that you want to use as a drop-down list. Then go to Menu bar>Data>Data Validation. From the drop-down click ‘data validation’ and in settings select Allow: list. A source area will appear. Clicking on the source area, select the list of data you created at first and press OK.

हम 'डेटा सत्यापन' का उपयोग करके डेटा प्रविष्टि को सीमित करने के लिए एक ड्रॉप-डाउन सूची बना सकते हैं। सबसे पहले, एक सूची बनाएं जिसे आप ड्रॉप-डाउन सूची के रूप में उपयोग करना चाहते हैं। इसके बाद मेन्यू बार>डेटा>डेटा वैलिडेशन पर जाएं। ड्रॉप-डाउन से 'डेटा सत्यापन' पर क्लिक करें और सेटिंग में अनुमति दें: सूची चुनें। एक स्रोत क्षेत्र दिखाई देगा। स्रोत क्षेत्र पर क्लिक करके, पहले आपके द्वारा बनाए गए डेटा की सूची का चयन करें और ठीक दबाएं

Q14. Is it possible to make a pivot table using data from multiple sources? क्या कई स्रोतों से डेटा का उपयोग करके पिवट टेबल बनाना संभव है?

Ans. Yes, it is possible to make a pivot table from multiple worksheets if it is located in the same workbook.

हां, यदि एक ही कार्यपुस्तिका में स्थित है तो एकाधिक कार्यपत्रकों से पिवट तालिका बनाना संभव है।

Q15. How do you freeze rows and columns simultaneously? आप पंक्तियों और स्तंभों को एक साथ कैसे स्थिर करते हैं?

Ans. Click the cell from where you want to freeze the required columns and rows. Then go to Menu bar > View > Freeze panes > the first option (‘Freeze panes’).

उस सेल पर क्लिक करें जहाँ से आप आवश्यक कॉलम और पंक्तियों को फ़्रीज़ करना चाहते हैं। फिर मेनू बार> व्यू> फ्रीज पैन> पहला विकल्प ('फ्रीज पैन') पर जाएं।

Q16. What is the constraint of a VLOOKUP function? VLOOKUP फ़ंक्शन की बाधा क्या है?

Ans. The one constraint with VLOOKUP is that the Lookup Value must be in the leftmost column of the Table Range.

VLOOKUP के साथ एक बाधा यह है कि लुकअप मान तालिका श्रेणी के सबसे बाएं कॉलम में होना चाहिए।

Q17. How many report formats are available in MS Excel? MS Excel में कितने रिपोर्ट प्रारूप उपलब्ध हैं?

Ans. There are three report formats in MS Excel – compact, report, and tabular. एमएस एक्सेल में तीन रिपोर्ट प्रारूप हैं - कॉम्पैक्ट, रिपोर्ट और टेबलुलर।

Q18. What logical condition will you use when there are two different criteria? जब दो अलग-अलग मानदंड हों तो आप किस तार्किक स्थिति का उपयोग करेंगे?

Ans. Use the ‘AND” logical condition when there are two different criteria. दो अलग-अलग मानदंड होने पर 'AND' तार्किक स्थिति का उपयोग करें।

Q19. How do you prepare an MIS report in Excel? आप एक्सेल में MIS रिपोर्ट कैसे तैयार करते हैं?

Ans. Follow the below steps:

1.      Collect raw data from a different department (एक अलग विभाग से कच्चा डेटा एकत्र करें)

2.      Combine data in MS Excel (एमएस एक्सेल में डेटा मिलाएं)

3.      Link your data to your MIS template by using formulas like Vlookup, Hlookup, Sumifs, Sumif, INDEX & MATCH, Charts, etc. based on the needs (ज़रूरतों के आधार पर Vlookup, Hlookup, Sumifs, Sumif, INDEX & MATCH, चार्ट आदि जैसे फ़ार्मुलों का उपयोग करके अपने डेटा को अपने MIS टेम्पलेट से लिंक करें।)

4.      Check for any error like #N/A, any #values, etc. (किसी भी त्रुटि के लिए जाँच करें जैसे #N/A, कोई #मान, आदि।)

 Q20. What do you know about VLOOKUP? आप वीलुकअप के बारे में क्या जानते हैं?

Ans. VLOOKUP is an Excel function that is used to lookup and retrieves data from a specific column in an excel table. VLOOKUP supports approximate and exact matching. In VLookup, the “V” stands for “vertical”. Also, the lookup values must appear in the first column of the table, with lookup columns to the right.

VLOOKUP एक एक्सेल फ़ंक्शन है जिसका उपयोग एक्सेल टेबल में किसी विशिष्ट कॉलम से डेटा को देखने और पुनर्प्राप्त करने के लिए किया जाता है। VLOOKUP अनुमानित और सटीक मिलान का समर्थन करता है। VLookup में, "V" का अर्थ "ऊर्ध्वाधर" है। साथ ही, लुकअप मान तालिका के पहले कॉलम में दाईं ओर लुकअप कॉलम के साथ दिखाई देना चाहिए।

Purpose: Lookup a value in a table by matching it on the first column

Return Value: Matched value from a table

Syntax: =VLOOKUP (lookup_value, table_array, col_index, [range_lookup])

Q21. What is the need of INDEX & MATCH in Excel? एक्सेल में INDEX & MATCH की क्या आवश्यकता है?

Ans. For this MIS executive interview question based on Excel functions, you can mention that INDEX & MATCH is an alternative to VLOOKUP. VLOOKUP works only as a static column reference, while INDEX & MATCH is much more dynamic and faster. INDEX & MATCH is ideal for handling larger datasets where you do not have to specify table array as VLOOKUP.

एक्सेल फ़ंक्शंस पर आधारित इस MIS कार्यकारी साक्षात्कार प्रश्न के लिए, आप उल्लेख कर सकते हैं कि INDEX & MATCH, VLOOKUP का एक विकल्प है। VLOOKUP केवल एक स्थिर स्तंभ संदर्भ के रूप में काम करता है, जबकि INDEX और MATCH बहुत अधिक गतिशील और तेज़ है। INDEX & MATCH बड़े डेटासेट को संभालने के लिए आदर्श है जहाँ आपको टेबल सरणी को VLOOKUP के रूप में निर्दिष्ट करने की आवश्यकता नहीं है।

Q22. What is the Logical Function? लॉजिकल फंक्शन क्या है?

Ans. There are 4 logical functions – AND, OR,  XOR, and NOT.  A Logical function helps in:

Checking if a condition is true or false and Combine two or more conditions together

4 तार्किक कार्य हैं - AND, OR, XOR, और NOT। एक लॉजिकल फंक्शन इसमें मदद करता है:

जाँच करना कि कोई शर्त सही है या गलत और दो या दो से अधिक शर्तों को एक साथ मिलाएँ

Q23. How to format an open MIS Report (.csv to .xlsx) Excel? ओपन MIS रिपोर्ट (.csv से .xlsx) एक्सेल को कैसे फॉर्मेट करें?

Ans. An MIS executive must follow the below steps using MIS Report Format Add-in:

Open the MIS Report file (.csv) in Excel (2016). (एक्सेल (2016) में MIS रिपोर्ट फ़ाइल (.csv) खोलें)

Select the ISO-NE MIS Viewer tab in Microsoft Excel (Microsoft Excel में ISO-NE MIS व्यूअर टैब चुनें)

Select Format Report (प्रारूप रिपोर्ट का चयन करें)

This will format the MIS report and will leave the original MIS Report unaffected. (यह MIS रिपोर्ट को प्रारूपित करेगा और मूल MIS रिपोर्ट को अप्रभावित छोड़ देगा।)

Q24. Explain 2 advanced Pivot Table techniques on Excel. एक्सेल पर 2 उन्नत पिवट टेबल तकनीकों की व्याख्या करें।

Ans. Slicer is a helpful tool in linking multiple pivot tables. You can even mention that it will help in filtering data for all the pivot tables. It saves plenty of time. 

कई पिवट टेबल को जोड़ने में स्लाइसर एक सहायक उपकरण है। आप यह भी उल्लेख कर सकते हैं कि यह सभी पिवट टेबल के लिए डेटा फ़िल्टर करने में मदद करेगा। यह काफी समय बचाता है।

Another good time-saving technique is to create a calculated field. This is how it can be set up:

Visit ‘Pivot Table Analyze’ 

Select ‘Fields, Items and Sets

Click on the ‘Calculated Field’ option

Enter the name of the new calculated field

Q25. What is a condition and why does it matter? Condition क्या है और यह क्यों मायने रखती है?

Ans. In Excel, a condition determines the expression of the values stating either it is true or false. The expression could be a function that determines if the value entered in a cell is of numeric or text data type, if a value is greater than, equal to or less than a specified value, etc.

एक्सेल में, एक condition मूल्यों की अभिव्यक्ति निर्धारित करती है कि यह सही है या गलत है। एक्सप्रेशन एक ऐसा फ़ंक्शन हो सकता है जो यह निर्धारित करता है कि सेल में दर्ज किया गया मान संख्यात्मक या टेक्स्ट डेटा प्रकार का है, यदि कोई मान निर्दिष्ट मान से अधिक, बराबर या उससे कम है, आदि।

Syntax: 

=IF(logical_test, [value_if_true], [value_if_false])

=OR(logical1, [logical2], …)

Q26. What is the difference between relative and absolute cell referencing? रिलेटिव और एब्सोल्यूट सेल रेफरेंसिंग में क्या अंतर है?

Ans. When you copy a formula to another cell and it repeats, it is relative referencing. It exists by default in MS Excel. Absolute cell reference does not change when the formula is copied from one cell to the next. 

जब आप किसी सूत्र को किसी अन्य सेल में कॉपी करते हैं और वह दोहराता है, तो यह सापेक्ष संदर्भ होता है। यह MS Excel में डिफ़ॉल्ट रूप से मौजूद होता है। जब एक सेल से दूसरे सेल में फॉर्मूला कॉपी किया जाता है तो एब्सोल्यूट सेल रेफरेंस नहीं बदलता है।

Q27. What is the difference between DIM and SET? DIM और SET में क्या अंतर है?

Ans. DIM declares the variable. E.g. Dim r As Range. On the other hand, SET sets the variable to an object reference. E.g. Set r = Range (“A1”).

You can refer to our Excel VBA Series for more details. (और अधिक जानकारी के लिए आप हमारी एक्सेल VBA सीरीज देख सकते हैं.)

Q28. Write a VBA program to copy data from a worksheet to another? वर्कशीट से दूसरे में डेटा कॉपी करने के लिए VBA प्रोग्राम लिखें?

Ans. Sub CopyData()

Dim lastrow, lastcol as Integer

lastrow = Worksheets(“name_of_the_worksheet”).rows.usedrange.count

lastcol = Worksheets(“name_of_the_worksheet”).columns.usedrange.count

Worksheets(“name_of_the_worksheet”).Range(lastrow, lastcol).Copy Worksheets(“name_of_the_worksheet_to_be_copied”).Range(“cell_name_where_you_want_to_copy”)

()

You can refer to our Excel VBA Series for more details. (और अधिक जानकारी के लिए आप हमारी एक्सेल VBA सीरीज देख सकते हैं.)

Q29. What is Option Explicit and Option Base? विकल्प स्पष्ट और विकल्प आधार क्या है?

Ans. Answering this MIS interview question briefly will help the recruiter find your technical skills. You can just differentiate between the two as pointers below.

इस एमआईएस साक्षात्कार प्रश्न का संक्षेप में उत्तर देने से भर्तीकर्ता को आपके तकनीकी कौशल को खोजने में मदद मिलेगी। आप नीचे दिए गए पॉइंटर्स के रूप में दोनों के बीच अंतर कर सकते हैं।
1. Option Explicit makes the declaration of the variables mandatory. (विकल्प स्पष्ट VAR की घोषणा को अनिवार्य बनाता है।)
2. Option Base is used at the module level to declare the default lower bound for array subscripts. (सरणी सबस्क्रिप्ट के लिए डिफ़ॉल्ट निचली सीमा घोषित करने के लिए मॉड्यूल स्तर पर विकल्प बेस का उपयोग किया जाता है।)
Q30. What is the difference between Active Workbook and This Workbook? सक्रिय कार्यपुस्तिका और इस कार्यपुस्तिका में क्या अंतर है?

Ans. Active Workbook is the workbook that is open and active while the VBA code is running while This Workbook refers to the workbook where the code is present.

सक्रिय कार्यपुस्तिका वह कार्यपुस्तिका है जो VBA कोड के चलने के दौरान खुली और सक्रिय होती है जबकि यह कार्यपुस्तिका उस कार्यपुस्तिका को संदर्भित करती है जहाँ कोड मौजूद है।

Q31. How can you stop VBScript when it goes into the infinite loop? जब आप अनंत लूप में जाते हैं तो आप वीबीस्क्रिप्ट को कैसे रोक सकते हैं?

Ans. Ctrl + Pause/Break is used to stop VBScript if it goes into an infinite loop. VBScript को अनंत लूप में जाने पर रोकने के लिए Ctrl + Pause/Break का उपयोग किया जाता है।

Q32. How can you pass arguments to VBA functions? आप वीबीए कार्यों में तर्क कैसे पारित कर सकते हैं?

Ans. If the arguments are approved to VBA function, the following two ways will help in passing the arguments to VBA functions: यदि तर्क VBA फ़ंक्शन के लिए स्वीकृत हैं, तो निम्नलिखित दो तरीके VBA फ़ंक्शंस में तर्कों को पारित करने में मदद करेंगे

ByRef – The called procedure may change the value of the argument passed

ByVal – The called procedure does not want to change the value of the argument passed

Q33. Which are some of the different types of error handling techniques? विभिन्न प्रकार की त्रुटि प्रबंधन तकनीकों में से कुछ कौन सी हैं?

Ans. The following are three different types of error handling techniques:

On Error Goto 0

On Error Goto Err_Lbl

On Error Resume Next

Q34. Give the shortcuts for the following Excel VBA: निम्नलिखित एक्सेल वीबीए के लिए शॉर्टकट दें:

Ans. This is a common, technical MIS interview question.  

Action	Shortcut
Open the VB Editor	Alt+F11
Step through each line of code	F8
open the Immediate Window	Ctrl+G
Delete a Line of Code	Ctrl+Y
Check parameters in a property, method, or function	Ctrl+i
Step out of code	Ctrl+Shift+F8
Resume execution through the error handler	Alt + F5
Show the call stack	Ctrl+L

Q35. How do you count a string in MS Excel? आप एमएस एक्सेल में एक स्ट्रिंग की गणना कैसे करते हैं?

Ans. By using COUNTA we can count a string in MS Excel. COUNTA का उपयोग करके हम MS Excel में एक स्ट्रिंग गिन सकते हैं।

Q36. Highlight the main differences among VB6, VBA, VBScript and VB.Net. VB6, VBA, VBScript और VB.Net के बीच मुख्य अंतरों को हाइलाइट करें।

Ans. VBA stands for Visual Basic for Applications. It is a Macro language across all Microsoft Office tools. VBA का मतलब विजुअल बेसिक फॉर एप्लिकेशन है। यह सभी माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस टूल्स में एक मैक्रो भाषा है।

VBScript is similar to JavaScript and is developed for Internet Explorer. It stands for Visual Basic Script. वीबीस्क्रिप्ट जावास्क्रिप्ट के समान है और इसे इंटरनेट एक्सप्लोरर के लिए विकसित किया गया है। यह विजुअल बेसिक स्क्रिप्ट के लिए है।

VB6 is a Windows Application Development Programming Language. Developed by Microsoft, it stands for Visual Basic. VB6 एक विंडोज़ एप्लीकेशन डेवलपमेंट प्रोग्रामिंग लैंग्वेज है। Microsoft द्वारा विकसित, यह Visual Basic के लिए है।

VB.NET is one of the .NET programming languages of Microsoft. VB.NET Microsoft की .NET प्रोग्रामिंग भाषाओं में से एक है।

Q37. Name some of the categories of two data types? दो डेटा प्रकारों की कुछ श्रेणियों के नाम बताएं?

Ans. Numeric data and non-numeric data are the two categories of data types. 

Numeric Data type	Non-numeric Data type
Byte	String (Fixed length)
Integer	String (Variable length)
Decimal	Date

Q38. Can you elaborate on ADO, ODBC and OLEDB? क्या आप ADO, ODBC और OLEDB के बारे में विस्तार से बता सकते हैं?

Ans. ADO is short for ActiveX Data Objects. It helps in manipulating the database structure. ActiveX डेटा ऑब्जेक्ट के लिए ADO छोटा है। यह डेटाबेस संरचना में हेरफेर करने में मदद करता है।

ODBC stands for Open Database Connectivity. This technology is responsible for connecting a database client application to an external database. ODBC का मतलब ओपन डेटाबेस कनेक्टिविटी है। यह तकनीक डेटाबेस क्लाइंट एप्लिकेशन को बाहरी डेटाबेस से जोड़ने के लिए ज़िम्मेदार है।

OLEDDB stands for Object Linking and Embedding, Database. It allows accessing of data uniformly through several sources.  OLEDDB का मतलब ऑब्जेक्ट लिंकिंग एंड एंबेडिंग, डेटाबेस है। यह कई स्रोतों के माध्यम से समान रूप से डेटा तक पहुँचने की अनुमति देता है।

Q39. How do you pass arguments to VBA functions other than ByVal and ByRef? आप ByVal और ByRef के अलावा VBA फ़ंक्शंस के लिए तर्क कैसे देते हैं?

Ans. Here the recruiter is looking for additional VBA knowledge that MIS executives must possess. To answer this MIS job interview question, you can mention that there are a few other ways to pass arguments. 

Optional arguments: The Optional keyword specifies arguments as Optional. An Optional argument should be declared as a Variant data type. This enables the use of IsMissing function.

Parameter Arrays: Other than the three fixed arguments mentioned above, one can also pass a number of random arguments. This is done by using the ParamArray keyword.  

यहां भर्तीकर्ता अतिरिक्त वीबीए ज्ञान की तलाश में है जो MIS अधिकारियों के पास होना चाहिए। इस MIS नौकरी साक्षात्कार प्रश्न का उत्तर देने के लिए, आप उल्लेख कर सकते हैं कि तर्क पारित करने के कुछ अन्य तरीके हैं।

वैकल्पिक तर्क: वैकल्पिक कीवर्ड वैकल्पिक के रूप में तर्क निर्दिष्ट करता है। एक वैकल्पिक तर्क को भिन्न डेटा प्रकार के रूप में घोषित किया जाना चाहिए। यह IsMissing फ़ंक्शन के उपयोग को सक्षम बनाता है।

पैरामीटर एरे: ऊपर वर्णित तीन निश्चित तर्कों के अलावा, कोई भी कई यादृच्छिक तर्क पारित कर सकता है। यह ParamArray कीवर्ड का उपयोग करके किया जाता है।

Q40. What are the three main types of statements in SQL? SQL में तीन मुख्य प्रकार के कथन क्या हैं?

Ans. This is one of the common MIS job interview questions. You can just mention that there are three main types of statements in SQL. यह सामान्य MIS नौकरी साक्षात्कार प्रश्नों में से एक है। आप केवल यह उल्लेख कर सकते हैं कि SQL में तीन मुख्य प्रकार के कथन हैं।

Data Definition Language (DDL)

Data Manipulation Language (DML)

Data Control Language (DCL)

Q41. What is a Primary Key? प्राथमिक कुंजी क्या है?

Ans. The Primary Key is a special type of Unique Key, which uniquely identifies each record in a database, and has a NOT NULL constraint. प्राथमिक कुंजी एक विशेष प्रकार की अनूठी कुंजी है, जो विशिष्ट रूप से डेटाबेस में प्रत्येक रिकॉर्ड की पहचान करती है, और इसमें एक पूर्ण बाधा नहीं है।

Q42. How do you combine records from different tables based on related columns? आप संबंधित कॉलम के आधार पर विभिन्न तालिकाओं के रिकॉर्ड कैसे जोड़ते हैं?

Ans. We can combine records from different tables based on related columns using a JOIN statement. हम जॉइन स्टेटमेंट का उपयोग करके संबंधित कॉलम के आधार पर विभिन्न तालिकाओं से रिकॉर्ड जोड़ सकते हैं।

Q43. What are the different types of JOINs? जॉइन के विभिन्न प्रकार क्या हैं?

Ans. There are four types of JOINs:

Inner – returns records that have matching values in both tables. इनर - उन रिकॉर्ड्स को लौटाता है जिनमें दोनों तालिकाओं में मेल खाने वाले मान होते हैं।

Right – returns matching records from the left table and all records from the right table. दायाँ - बाएँ तालिका से मिलान रिकॉर्ड और दाएँ तालिका से सभी रिकॉर्ड लौटाता है।

Left – returns matching records from the right table and all records from the left. लेफ्ट - राइट टेबल से मैचिंग रिकॉर्ड्स और लेफ्ट से सभी रिकॉर्ड्स लौटाता है।

Full – return all records when there is a match in either of two tables. पूर्ण - दो तालिकाओं में से किसी एक में मिलान होने पर सभी रिकॉर्ड लौटाएं।

Q44. How do ensure that your subquery is working fine? कैसे सुनिश्चित करें कि आपकी सबक्वायरी ठीक काम कर रही है?

Ans. Run the subquery independently to see if it gives the desired result. If it is running properly then, you should have no problem. यह देखने के लिए कि क्या यह वांछित परिणाम देता है, सबक्वायरी को स्वतंत्र रूप से चलाएँ। अगर यह ठीक से चल रहा है तो आपको कोई समस्या नहीं होनी चाहिए।

Q45. What do mean by XML Datatype? XML डेटाटाइप से क्या तात्पर्य है?

Ans. XML datatype helps in storing  XML documents in the SQL Server database. XML डेटाटाइप SQL सर्वर डेटाबेस में XML दस्तावेज़ों को संग्रहीत करने में मदद करता है।

Q46. Which command will you use to recompile the stored procedure at run time? रन टाइम पर स्टोर की गई प्रक्रिया को फिर से कंपाइल करने के लिए आप किस कमांड का उपयोग करेंगे?

Ans. To recompile the stored procedure at run time, we use the RECOMPILE command. रन टाइम पर संग्रहीत कार्यविधि को पुन: संकलित करने के लिए, हम RECOMPILE कमांड का उपयोग करते हैं।

Q47. What is @@SPID in SQL? SQL में @@ SPID क्या है?

Ans. @@SPID returns the session ID of the current user process. @@ SPID वर्तमान उपयोगकर्ता प्रक्रिया का सत्र आईडी लौटाता है।

For example:

SELECT @@SPID AS ‘ID’, SYSTEM_USER AS ‘Login Name’, USER AS ‘User Name’;

Result:

ID     Login Name                     User Name                       

—— —————————— ——————————  

11     ABC\xyz                who

Q48. What is @@Version? @@ संस्करण क्या है?

Ans. The @@VERSION results are presented as one nvarchar string. The SERVERPROPERTY (Transact-SQL) function helps in retrieving the individual property values. @@ संस्करण परिणाम एक nvarchar स्ट्रिंग के रूप में प्रस्तुत किए जाते हैं। सर्वरप्रॉपर्टी (ट्रांजैक्ट-एसक्यूएल) फ़ंक्शन व्यक्तिगत संपत्ति मूल्यों को पुनः प्राप्त करने में मदद करता है।

Example:

SELECT @@VERSION AS ‘SQL Server Version’;

Result: 

SELECT @@VERSION AS ‘SQL Server PDW Version’;

Q49. What are the Triggers? ट्रिगर क्या हैं?

Ans. In SQL, a Trigger refers to a special type of pre-stored procedure. They run after the occurrence of an event in the database server in automatic behavior. There are four types of triggers in SQL: SQL में, एक ट्रिगर एक विशेष प्रकार की पूर्व-संग्रहीत प्रक्रिया को संदर्भित करता है। वे स्वचालित व्यवहार में डेटाबेस सर्वर में किसी घटना के घटित होने के बाद चलते हैं। SQL में चार प्रकार के ट्रिगर होते हैं:

Insert

Delete

Update

Instead of

Q50. What should you do when a data disk gets overloaded? जब कोई डेटा डिस्क ओवरलोड हो जाए तो आपको क्या करना चाहिए?

Ans. This MIS executive interview question is gauge your problem-solving with strong technical familiarity skills. Just mention, to resolve this issue, one has to follow four different steps.

Assess: There are several reasons why it can occur. You can mention that it is first important to identify whether the problem is caused by CPU usage, exceeding network capacity, less memory and increased data cache. For these, running the ‘top’ program is essential. 

Stabilize: It is also essential to stabilize the server by managing rate-limiting, applying concepts such as graceful degradation. 

Improve: Setting up a CDN (content delivery network) and optimizing it helps. 

Monitor: The use of server monitoring tools will further help in detecting future issues. 

यह एमआईएस कार्यकारी साक्षात्कार प्रश्न मजबूत तकनीकी परिचित कौशल के साथ आपकी समस्या-समाधान का आकलन करता है। बस उल्लेख करें, इस समस्या को हल करने के लिए, चार अलग-अलग चरणों का पालन करना होगा।

आकलन करें: ऐसा होने के कई कारण हो सकते हैं। आप उल्लेख कर सकते हैं कि यह पहचानना सबसे पहले महत्वपूर्ण है कि क्या समस्या सीपीयू के उपयोग, नेटवर्क क्षमता से अधिक, कम मेमोरी और बढ़े हुए डेटा कैश के कारण है। इनके लिए 'टॉप' प्रोग्राम चलाना जरूरी है।

स्थिरीकरण: रेट-लिमिटिंग को प्रबंधित करके, ग्रेसफुल डिग्रेडेशन जैसी अवधारणाओं को लागू करके सर्वर को स्थिर करना भी आवश्यक है।

सुधारें: एक सीडीएन (सामग्री वितरण नेटवर्क) की स्थापना और इसे अनुकूलित करने से मदद मिलती है।

मॉनिटर: सर्वर मॉनिटरिंग टूल्स के उपयोग से भविष्य में आने वाली समस्याओं का पता लगाने में मदद मिलेगी।

Q51. What is your understanding of DBMS? डीबीएमएस के बारे में आपकी क्या समझ है?

Ans. It stands for Database Management System. This software stores, retrieves, manipulates and/or deletes users’ data. There are two types of DBMS:

Relational Database Management System is where data is stored in a table and then used in relation to differently stored datasets. MySQL is one example. 

Non-relational Database Management System is used for storing only that type of data that can be altered on a frequent basis. Some common examples of it include MongoDB, Cassandra, etc.

यह डेटाबेस मैनेजमेंट सिस्टम के लिए खड़ा है। यह सॉफ़्टवेयर उपयोगकर्ताओं के डेटा को संग्रहीत, पुनर्प्राप्त, हेरफेर और/या हटाता है। डीबीएमएस दो प्रकार के होते हैं:

रिलेशनल डेटाबेस मैनेजमेंट सिस्टम वह जगह है जहां डेटा को एक टेबल में स्टोर किया जाता है और फिर अलग-अलग स्टोर किए गए डेटासेट के संबंध में उपयोग किया जाता है। MySQL एक उदाहरण है।

गैर-संबंधपरक डेटाबेस प्रबंधन प्रणाली का उपयोग केवल उस प्रकार के डेटा को संग्रहीत करने के लिए किया जाता है जिसे बार-बार बदला जा सकता है। इसके कुछ सामान्य उदाहरणों में MongoDB, Cassandra, आदि शामिल हैं।

Q52. Briefly explain the 3 types of index in SQL.  SQL में तीन प्रकार के इंडेक्स को संक्षेप में समझाइए।

Ans. For this MIS executive interview question, just mention the following briefly. इस एमआईएस कार्यकारी साक्षात्कार प्रश्न के लिए, संक्षेप में निम्नलिखित का उल्लेख करें।

Unique Index is one that does not allow the data field to have duplicate values. अद्वितीय सूचकांक वह है जो डेटा फ़ील्ड को डुप्लिकेट मान रखने की अनुमति नहीं देता है।

Clustered Index is responsible for reordering the physical order of the data table. क्लस्टर्ड इंडेक्स डेटा तालिका के भौतिक क्रम को पुन: व्यवस्थित करने के लिए जिम्मेदार है।

A non-clustered Index is responsible for maintaining a logical order of data and does not change the physical order. एक गैर-संकुल सूचकांक डेटा के तार्किक क्रम को बनाए रखने के लिए जिम्मेदार है और भौतिक क्रम को नहीं बदलता है।

Q53. What do you understand by ACID property in a database? डेटाबेस में ACID प्रॉपर्टी से आप क्या समझते हैं?

Ans. ACID is short for Atomicity, Consistency, Isolation and Durability. These four pillars ensure the efficiency of data transactions in a database and are essential for MIS executives to follow. 

Atomicity means that if one part of the transaction is faulty, the entire transaction will fail. Consistency, on the other hand, entails that all data should meet the common rules of validity. Concurrency control is done through Isolation, while Durability ensures that no error can come in between transactions. 

एसीआईडी ​​परमाणुता, संगति, अलगाव और स्थायित्व के लिए छोटा है। ये चार स्तंभ डेटाबेस में डेटा लेनदेन की दक्षता सुनिश्चित करते हैं और एमआईएस अधिकारियों के पालन के लिए आवश्यक हैं।

परमाणुता का अर्थ है कि यदि लेन-देन का एक भाग दोषपूर्ण है, तो पूरा लेन-देन विफल हो जाएगा। दूसरी ओर, संगति का अर्थ है कि सभी डेटा को वैधता के सामान्य नियमों को पूरा करना चाहिए। संगामिति नियंत्रण अलगाव के माध्यम से किया जाता है, जबकि स्थायित्व सुनिश्चित करता है कि लेनदेन के बीच कोई त्रुटि नहीं आ सकती 

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